E-social unifica envio de informações para órgãos do Governo

E-social unifica envio de informações para órgãos do Governo

A Easy-Way do Brasil já está desenvolvendo novo sistema para facilitar o cumprimento da nova obrigação que deverá ser entregue em janeiro de 2014

As empresas têm pouco mais de cinco meses para se preparar para a entrega de uma nova obrigação acessória exigida pela Receita Federal. Trata-se do e-Social (ou EFD-Social), módulo considerado um dos mais importantes, complexos e amplos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Essa nova etapa será responsável por unificar o envio de dados que empregadores prestam sobre seus contratados.

“As informações sobre a folha de pagamento, incluindo todos os funcionários, e sobre retenções referentes a pagamentos de serviços que hoje são apresentadas a diferentes órgãos serão centralizadas através do e-Social”, afirma Fernanda Souza, gerente comercial da Easy-Way do Brasil, uma das maiores desenvolvedoras de softwares tributários e fiscais do país.

A implantação do projeto está prevista para acontecer em Janeiro, sendo , uma ação conjunta de diversos órgãos e entidades do Governo Federal responsáveis atualmente pela coleta dessas informações – entre eles Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguridade Social e Ministério do Trabalho e Emprego. Abrangente, o e-Social vai atingir empresas de todos os portes. O objetivo de sua criação é tornar mais transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar informações redundantes e processos burocráticos. Quando implantado, o e-Social deve possibilitar a extinção de algumas das principais obrigações acessórias que hoje precisam ser apresentadas pelos contribuintes como, por exemplo, CAGED, RAIS, DIRF e GEFIP.

“O e-Social vai simplificar a forma como as empresas reportam as obrigações aos diferentes órgãos do Governo. Quando o novo módulo do Sped estiver ativo, não será mais necessário enviar a mesma informação para a Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho, o que reduzirá os custos de geração e entrega”, explica Fernanda.

Segundo a gerente da Easy-Way do Brasil ainda não é possível calcular como essa redução do trabalho se traduzirá em economia de tempo, uma vez que isso depende das rotinas e processos de cada empresa, mas esse ganho certamente acontecerá.

Um estudo do Banco Mundial estima que as companhias brasileiras gastam, em média, 2,6 mil horas anuais produzindo informações acessórias que são enviadas ao governo. Outra vantagem do e-Social diz respeito à qualidade das informações prestadas. O módulo cria um banco de dados único, evitando a duplicidade de dados e reduzindo erros em recolhimentos previdenciários ou de geração de obrigações.

“O e-Social é positivo até mesmo para os empregados, uma vez que os mesmos passarão a ter acesso a uma nova e robusta base de dados, tendo à sua disposição todas as informações contratuais e recolhimentos de INSS e FGTS”, segundo Fernanda.

Pelo lado do governo, o maior benefício é a transparência, pois será possível ter maior controle das informações trabalhistas.

O desafio da implantação

As principais dificuldades para implantar o e-Social dizem respeito à capacidade tecnológica. Para ter os benefícios da redução da burocracia, as empresas terão que contar com ferramentas capazes de suprir as novas demandas e aplicar a nova rotina de procedimentos.

Para isso, a Easy-Way do Brasil desenvolve um sistema para atender a nova exigência. “Estamos esperando as últimas definições da Receita Federal para finalizar a fase de desenvolvimento e entregar o produto a nossos clientes em tempo hábil para que eles consigam utilizar a nova ferramenta e entregar suas obrigações”, diz Fernanda Souza, gerente comercial da Easy-Way.

Em função da magnitude do projeto e-Social e do curto espaço de tempo para levá-lo à frente, as empresas terão que correr contra o tempo desde já para cumpri-lo. O primeiro passo é ir à procura de um fornecedor que consiga ajudá-lo na entrega dessa obrigação.

Por ser uma novidade, o e-Social também traz consigo a necessidade de treinamento para as empresas. A área mais afetada pelo e-Social será a de Recursos Humanos. Já os profissionais da área fiscal e tributária terão contato apenas com a parte relativa a serviços prestados e tomados por pessoas Físicas ou Jurídicas.

O projeto e-Social não inclui apenas a escrituração digital de informações da folha de pagamento, mas de todos os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais envolvendo contratantes e contratados. Dessa forma, o sistema também será alimentado com todo e qualquer dado relacionado ao histórico entre empresa e empregado, como a ocorrência de dissídios, acordos e ações trabalhistas.

A Receita Federal já disponibilizou a primeira versão dos leiautes do módulo do e-Social, porém, a versão final, que deve ficar pronta em breve, ainda depende da aprovação