Empresas devem adotar compliance para o eSocial

Empresas devem adotar compliance para o eSocial

Às vésperas do início da fase de testes da nova obrigatoriedade, áreas de Recursos Humanos revisam seus processos para se prepararem

A menos de um mês para o início oficial do ambiente de testes do eSocial, previsto para começar a funcionar em 1º de julho, as empresas devem adotar um amplo programa de compliance em suas áreas de Recursos Humanos – RH para estarem em conformidade com a nova obrigatoriedade que irá atingir os contribuintes de forma gradual.

É o que defendem os especialistas Antonio Marin, Consultor de Desenvolvimento e Programação, e Juliana Tirapelli, Supervisora de Recursos Humanos, ambos da Easy-Way do Brasil, uma das maiores desenvolvedoras de sistemas tributários, fiscais e contábeis do país.

“O primeiro passo, sem dúvida, é verificar se o sistema de RH utilizado atualmente atende a todos os campos e situações do eSocial. A partir disso, é importante reformular os procedimentos da área com relação aos prazos de envio e atualização de cadastros”, diz Tirapelli, que não descarta a necessidade de que as empresas façam novas contratações para o setor, uma vez que os prazos serão mais rigorosos.

A Supervisora de Recursos Humanos da Easy-Way explica que a análise dos campos e situações requeridos pelo eSocial também vai dar às empresas a possibilidade de identificar se há falta de informações ou processos que serão exigidos pela obrigatoriedade.

Nesse aspecto, um dos pontos sensíveis para várias companhias tem sido a qualificação do Cadastro de Pessoas Físicas – CPF e do Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, ação necessária para que os dados sobre os trabalhadores sejam enviados sem recusa no recebimento. Ou seja, essa qualificação cadastral deve ser feita antes dos envios de qualquer evento, uma vez que a validação dos dados do trabalhador se dará pelas informações do CPF, CNIS, data de nascimento e nome.

Tirapelli alerta ainda que o RH deve checar se processos como o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO e o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA estão operando adequadamente, na medida em que essas informações passarão a ser reportadas.

“Outro ponto fundamental é fazer um estudo sobre a incidência de FGTS, INSS e IRRF sobre as rubricas, analisando divergências de entendimento; revisar os registros de contratação de terceiros e se a retenção tributária está coerente com os dispositivos legais em vigência”, afirma o Consultor de Desenvolvimento e Programação da Easy-Way.

Para os especialistas da Easy-Way, a maior mudança que as empresas irão sentir inicialmente não será na alteração dos processos internos já existentes, porém, no tempo para executá-los.

“O eSocial não altera a legislação vigente, mas obriga as empresas a adotarem na prática o que já estava estabelecido na teoria pela CLT”, avalia Tirapelli. Para ela, haverá um impacto maior com relação aos eventos não periódicos, como uma admissão, na qual as informações deverão ser enviadas até um dia antes que o trabalhador inicie, assim como outros eventos cujos prazos de envio terão de ser cumpridos, como por exemplo, comunicações de acidentes de trabalho e demissões, dentre outros.

A questão da maior complexidade e mais tempo para elaboração de tarefas pode ser bem exemplificada no fechamento da folha de pagamento, que passará a ser muito mais trabalhoso para atender as definições da nova obrigatoriedade.

“Todas essas alterações vão exigir uma mudança cultural não só por parte do RH, mas de toda a organização. Os líderes de cada setor deverão estar mais atentos para passar as informações em tempo hábil. Todos deverão estar alinhados”, avalia Marin.

Por outro lado, ambos os especialistas da Easy-Way acreditam que após um período de adaptação será possível perceber que as informações ficarão mais confiáveis, organizadas e seguras e o eSocial trará ganhos tanto para as empresas quanto para os trabalhadores.

Marin ressalta ainda que a adoção de um sistema amigável e eficiente nesse processo de transição pode ser um fator essencial para o sucesso na mudança. “O Easy-eSocial, por exemplo, foi desenvolvido pensando na realidade de trabalho das empresas, o que nos permitiu chegar a sistema completo para gerar e transmitir os eventos da nova obrigatoriedade, realizando a conferência e o controle dos fatos relacionados à área de Recursos Humanos e à folha de pagamento”, explica o Consultor de Desenvolvimento e Programação.