O sistema é dedicado às empresas que fazem a geração dos eventos do eSocial, mas precisam de auxílio para fazer a transmissão dos dados

A Easy-Way do Brasil, uma das maiores desenvolvedoras de softwares tributários, contábeis e fiscais do país, possui em seu portfólio o Módulo de Transmissão do Sistema Easy-eSocial, software dedicado exclusivamente ao envio dos eventos gerados do sistema eSocial.

O Módulo de Transmissão do Sistema Easy-eSocial foi desenvolvido para clientes que processam internamente a geração dos eventos do eSocial, mas encontram grande dificuldade em realizar a transmissão e o controle dos dados.

“Muitas empresas, por terem grande experiência no processamento da folha de pagamentos, fazem a geração dos dados do eSocial por aplicativos próprios, mas podem encontrar dificuldade para enviá-los ao sistema eSocial e manter um controle em tempo real dessas informações. O Módulo de Transmissão do Sistema Easy-eSocial serve para resolver esse problema”, explica Fernanda Souza, diretora comercial da Easy-Way.

Segundo a diretora da empresa, o sistema facilita a operação de envio dos eventos do eSocial uma vez que tem capacidade para fazer a transmissão de grandes volumes e realizar o controle, permitindo a consulta por tipo de evento ou CPF e gerando diversos tipos de relatórios gerenciais configuráveis para o cliente.

O Módulo de Transmissão do Sistema Easy-eSocial permite, por exemplo, o controle da transmissão dos eventos periódicos (remunerações e pagamentos) para que o envio dos pagamentos seja feito após o término da transmissão das remunerações, evitando problemas de sequenciamento.

O software também gera um relatório para conferência dos valores transmitidos das bases e contribuições, com informações dos eventos totalizadores S-5001 e S-5002. O módulo permite ainda que a consulta dos eventos transmitidos seja realizada por CPF do funcionário para garantir uma melhor rastreabilidade.

“Acredito que a maior de todas as vantagens é que os clientes podem contar com o suporte de consultores especializados e com grande conhecimento técnico no assunto para sanar qualquer dúvida”, diz Fernanda.

Ela ressalta que a Easy-Way foi uma das primeiras empresas a lançar um sistema para o atendimento da obrigatoriedade. “Nós fizemos parte do projeto piloto do Governo Federal responsável pela implantação do eSocial, acompanhando o desenvolvimento desse sistema desde o início”.

Easy-eSocial

O Módulo de Transmissão do Sistema Easy-eSocial é um software derivado justamente do Easy-eSocial, sistema lançado em 2014, que passou por diversas atualizações e hoje atende de forma completa todas as exigências da obrigatoriedade, desde a geração até a transmissão dos eventos.

O Easy-eSocial traz rapidez e velocidade na obtenção de informações, uma vez que permite a importação de dados cadastrais e movimentos de diversas origens por meio de integrações via arquivos de texto, tabelas de banco de dados ou views.

O software garante ainda a consistência total e possibilidade de correção de dados recebidos, à medida que realiza a validação tanto de aspectos básicos (códigos) como questões relacionadas aos cálculos. Os eventos do eSocial são gerados com alto grau de confiabilidade, pois o sistema segue os mesmos critérios de validação e consistência do ambiente eSocial.

O que é o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial foi criado pelo Governo Federal por meio do Decreto nº 8.373/2014. Também conhecido como Sped Social ou sistema eSocial, a obrigação visa unificar o envio de dados trabalhistas, previdenciários e fiscais que as empresas devem informar sobre seus contratados para a Caixa Econômica Federal – CEF, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e Receita Federal do Brasil – RFB. A obrigação também subsidia a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.

O objetivo do sistema criado pelo eSocial é simplificar e desburocratizar o envio desses dados, uma vez que quando estiver em pleno funcionamento não será mais necessário enviar a mesma informação para diversos órgãos do governo por meio de diferentes obrigações acessórias. Isso cria um banco de dados único, evitando a duplicidade de dados e reduzindo erros em recolhimentos previdenciários e obrigatoriedades transmitidas.

Vale ressaltar que o sistema eSocial não cria nenhuma obrigação acessória, mas estabelece uma forma única e simplificada de atender as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Ao todo, 15 obrigações acessórias devem ser substituídas progressivamente pelo eSocial, sendo elas:

• Folha de pagamentos;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
• Comunicação de Dispensa – CD;
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF;
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED;
• Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;
• Livro de Registro de Empregados – LRE;
• Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP;
• Quadro de Horário de Trabalho – QHT;
• Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD;
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP;
• Guia de Recolhimento do FGTS – GRF;
• Guia da Previdência Social – GPS.

A transmissão das informações trabalhistas por meio do eSocial vai permitir economia de tempo para as empresas, mais segurança para os trabalhadores que poderão ter acesso facilitado à informações contratuais e recolhimentos de INSS e FGTS e a maior transparência para o governo, à medida que será possível ter maior controle das informações trabalhistas prestadas.

Quem está sujeito ao eSocial

Apesar de abordarmos neste texto principalmente o eSocial para empresas, é importante saber que toda pessoa, física ou jurídica, que contratar um serviço prestado por uma pessoa física terá que utilizar o sistema do eSocial para enviar informações decorrentes dessa relação jurídica de trabalho, inclusive se tiver natureza administrativa, doméstica ou rural. Até mesmo órgãos e empresas públicas serão obrigados a aderir ao Sped Social.

Para facilitar a implantação da obrigatoriedade, foram criados Grupos com diferentes perfis de empregadores, sendo que cada um deles possui um cronograma diferente de adesão às várias etapas do sistema eSocial, sendo:

• Grupo 1: empresas que faturaram acima de R$ 78 milhões em 2016;
• Grupo 2: empresas com faturamento até R$ 78 milhões em 2016 e que não são optantes pelo Simples Nacional;
• Grupo 3: optante do Simples Nacional, microempreendedores individuais, empregador pessoa física (exceto doméstico) e entidades sem fins lucrativos;
• Grupo 4: entes públicos federais e as organizações internacionais;
• Grupo 5: entes públicos estaduais e o Distrito Federal;
• Grupo 6: entes públicos municipais, comissões polinacionais e os consórcios públicos.

Novidades do eSocial 2021

O eSocial 2021 nada mais é do que o novo leiaute do eSocial Simplificado, que encontra-se em operação desde o dia 19 de julho de 2021. Originalmente, a nova versão simplificada deveria ter entrado em vigor em maio deste ano, mas o novo eSocial foi prorrogado em virtude de atrasos na adaptação que a Dataprev enfrentou com o leiaute.

A versão simplificada S-1.0 trouxe uma redução em torno de 30% no número de campos do leiaute e maior flexibilidade nas regras de impedimento e pendências. Erros que antes impediam a conclusão de uma operação, como por exemplo o fechamento da folha de pagamentos, agora são sinalizados apenas como alertas, permitindo a finalização da tarefa.

Para que a simplificação fosse concretizada na prática, foram excluídos 12 eventos da versão original e o sistema eSocial 2021 foi desenvolvido no formato HTML para que sua apresentação também fosse mais amigável ao usuário, permitindo uma navegação rápida e objetiva. Campos, regras e tabelas no eSocial 2021 são integrados por meio de links que não existiam até o eSocial 2020, quando a versão utilizada era a 2.5.

Apesar da simplificação e das melhorias trazidas pela versão S-1.0, os empregadores que desejarem ainda podem transmitir o eSocial em 2021 por meio da versão anterior. Segundo informações oficiais do site do eSocial, até 9 de março de 2022 haverá um período de convivência entre a versão simplificada e o leiaute 2.5, que vinha sendo utilizado até então.

Ainda de acordo com o site do eSocial, nessa fase os eventos poderão ser enviados em qualquer uma das versões. Também será permitido o envio de parte de um conjunto de eventos pela versão antiga e o restante pela versão simplificada. As regras de validação deverão seguir a versão adotada para cada evento enviado.

Módulo de Segurança e Saúde no Trabalho

O módulo de Segurança e Saúde no Trabalho – SST é sem dúvida o mais complexo do sistema eSocial e vai exigir informações sobre condições ambientais do trabalho, rotinas dos funcionários, riscos de cada atividade e monitoramento desses riscos e da saúde do trabalhador.

Essas informações devem ser fornecidas por meio de eventos como tabela de ambientes de trabalho – S-1060, comunicação de acidente de trabalho – S-2210, monitoramento da saúde do trabalhador – S-2220, exame toxicológico do motorista profissional – S-2221, condições ambientais do trabalho e fatores de risco – S-2240 e treinamentos, capacitações, exercícios simulados e outras anotações – S-2245.

Essas informações serão a base para determinar o Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP, que monitora o ambiente em que seus contratados estão inseridos, suas atividades, seus riscos, os equipamentos de proteção individual, os treinamentos de segurança que foram executados e os exames médicos necessários, dentre outras requisições. Para isso será necessário informar como estão formalizadas as políticas para programas como:

• PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional;
• PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos;
• LTCAT – Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho;
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
• PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção.

O fornecimento em tempo real dessas informações vai trazer uma mudança cultural na fiscalização trabalhista, uma vez que, atualmente, os fiscais se concentram principalmente nas grandes empresas e realizam visitas presenciais por amostragem. A partir da entrada em vigor dos Eventos de SST, a fiscalização poderá ser realizada de forma automática, online, em tempo real e sobre empresas de todos os portes.

Os eventos de SST devem começar a entrar em vigor no eSocial em 2021. A partir do dia 13 de outubro, o Grupo 1 deverá enviar essas informações referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data. Já os Grupos 2 e 3 devem enviar os eventos de SST no dia 10 de janeiro de 2022, também referente aos fatos ocorridos a partir dessa data.

eSocial e DCTFWeb

Várias obrigatoriedades se conectam de alguma forma ao eSocial, mas sem dúvida uma das maiores integrações desse sistema é com a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos – DCTFWeb.

A obrigação acessória deve ser apresentada por todas as pessoas jurídicas, inclusive as pequenas e microempresas optantes pelo Simples Nacional e os produtores rurais pessoas físicas ou ainda pessoas físicas que realizarem compras de produtores rurais com o objetivo de revender no varejo.

A conexão entre eSocial e DCTFWeb acontece na medida em que a declaração é elaborada automaticamente com base nas informações prestadas no sistema eSocial ou na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf.

Até o momento apenas o Grupo 1 e 2 do eSocial são obrigados ao envio da DCTFWeb. De acordo com o cronograma da Receita Federal do Brasil – RFB, divulgado no site do eSocial, a entrega da DCTFWeb será obrigatória para o Grupo 3 em relação aos tributos cujos fatos geradores ocorrerem a partir do mês de outubro de 2021.